Raksts

Padomi IT vadītājiem: kā vienkārši nodrošināt efektīvu darbu hibrīda stila vidē

Padomi IT vadītājiem: kā vienkārši nodrošināt efektīvu darbu hibrīda stila vidē

Canon Camera
Iepriekšējais gads IT vadītājiem ir bijis grūts visur. Neviens nevarēja iedomāties pēkšņās un krasās IT stratēģiju izmaiņas, kas uzņēmumiem bija jāievieš. Mūsu strādāšanas stils nepārtraukti mainās, un pandēmija šīm pakāpeniskajām pārmaiņām ir piešķīrusi neticamu ātrumu. Iepriekš stabili digitālās transformācijas pakāpeniskas ieviešanas trīs gadu plāni pēkšņi ir kļuvuši steidzami un nekavējoties īstenojami.

Pēdējo 30 gadu laikā esam atvadījušies no atsevišķiem birojiem, pārejot uz darba vietu kabīnēm, un vēl nesenāk no darba laika no deviņiem līdz pieciem un pat no idejas par biroju. Jau pirms pandēmijas paātrinājās pāreja uz darbu mājās un mobilajiem risinājumiem, un darbinieki vēlējās efektīvi strādāt gan birojā, gan koplietošanas telpās, darba vietā savās mājās vai citā uzņēmuma filiālē tajā pašā valstī. Tomēr, attīstoties pandēmijai, nepieciešamība pēc transformācijas un tās ātrums ir vēl vairāk palielinājies, jo daudzi uzņēmumi pārgāja uz ilgtermiņa attālināta darba un dažādu darba vietu politikām.

Līdz ar šīm izmaiņām IT vadītāja loma ir paplašinājusies, un tagad mēs to varētu dēvēt par informācijas arhitektu. Tagad viņi atbild uz sarežģītiem jautājumiem, piemēram:
  • Kā informācija plūdīs caur uzņēmējdarbības procesiem un lietojumprogrammām, kad darbinieki atradīsies dažādās vietās? 
  • Kā nodrošināt, lai birojā ienākošā informācija uz papīra būtu digitāli pieejama personālam, kas strādā attālināti? 
  • Kā nodrošināt drošu piekļuvi un darbu ar informāciju, strādājot no dažādām darba vietām?

Lai atbalstītu šo jauno mobilā darba modeli, IT komandām bija jāveic to tehnoloģiju pārvērtēšana, uz ko balstās viņu ikdienas darbs. Organizācijām nepieciešama sistēma, kas atbalsta ērtu informācijas plūsmu neatkarīgi no atrašanās vietas. Daudziem tas nozīmēja pilnīgi jauna veida darbu, pārejot no ierastās biroja infrastruktūras uz mākoņu bāzes programmatūru un pakalpojumiem.
1. Vienkāršas infrastruktūras saglabāšana

Vēsturiski IT komandas daudz laika pavadīja pārvaldot un uzturot infrastruktūru birojā. Laiks netika lietderīgi izmantots, tomēr šāda situācija bija raksturīga daudzās organizācijās. Pandēmijas ietekme ir rosinājusi daudzus uzņēmumu vadītājus pārskatīt ierastos procesus, galu galā bieža biroja apmeklēšana mājsēdes laikā ir nepraktiska, tā neļauj ilgtermiņā izmantot hibrīda stila darbu vai strādāšanu no dažādām vietām. Pieredze liecina, ka uzņēmējdarbībā jāsamazina paļaušanās uz biroju infrastruktūru; viena no jomām, kas saskārās ar jaunajiem pārbaudījumiem, ir draiveru pārvaldība.

Draiveru pārvaldība nav plaši apspriesta tēma, tomēr fakts ir tas, ka IT komandām tā sagādā raizes pat tad, kad ierīces un lietotāji atrodas birojā. Hibrīda stila darbs to padara vēl sarežģītāku. Strādājot jaunā vidē, var būt jāinvestē jaunās ierīcēs, kas labāk piemērotas attālinātam darbam. Jaunas ierīces rada vairāk darba IT komandai, tostarp tai jānodrošina pareizā programmatūra, draiveri un drošības iestatījumi.

Lietotāju prasības būs atkarīgas no viņu lomas, kas ietekmēs draiveru pārvaldību. Tajā pašā laikā vairāk lietotāju vēlas pievienot savas ierīces, tāpēc vēl svarīgāk, lai printera draiveri tiktu pareizi pārvaldīti un izvietoti. Virzoties uz mākoņu bāzes vidi bez draiveriem, tiek ne tikai ietaupīts vērtīgais laiks, kas nepieciešams attālinātu ierīču iestatīšanai un atjaunināšanai, bet arī nodrošināts, ka uzņēmumam nav jāiegādājas birojā lietojama infrastruktūra.

2.Centralizēta biroja tehnikas pārvaldība

Pārejot uz mākoņa bāzes biroja tehnikas pārvaldību, infrastruktūra ir ne tikai vairāk piemērota attālinātai lietošanai, bet tiek nodrošināta arī centralizēta pārvaldība, lai jums būtu vienkāršāk redzēt, pārvaldīt un uzturēt drukāšanas un skenēšanas tehniku.

Piemēram, iespējams, jūs neuzzināt par tādām problēmām kā zems tonera līmenis, iesprūdis papīrs un kļūdas līdz brīdim, kad darbinieki par to ziņo un kad šī problēma jau bremzē viņu ikdienas darbu. Ja ierīce ir 70 km attālumā darbinieka mājas birojā, problēmas diagnosticēšana un novēršana ir vēl sarežģītāka. Var pat gadīties, ka ierīce ilgstoši nav izmantojama. Ar mākoņa bāzes rīkiem jūs varat uzraudzīt biroja ierīces un paredzēt problēmu risināšanu, piemēram, tonera nomaiņu, tādējādi samazinot dīkstāves laiku.

Centrālā pārvaldība arī ļauj vienkāršāk pārvaldīt atjauninājumus. Kad biroja ierīces nav vienā telpā, ir neiespējami atjaunināt katru ierīci atsevišķi. Ar mākoņa bāzes pārvaldības programmatūru varat vienkārši ieviest atjauninājumus vai funkcijas visās biroja ierīcēs, neatejot no sava rakstāmgalda. Tas ir ērtāk gan jums, gan darbiniekiem, kuri nekavējoties saņem piekļuvi jaunākajām versijām — tas ir jo īpaši svarīgi, ja jārūpējas par drošību.

3.Droša un efektīva informācijas plūsma

Tā rada drošas un efektīvas darbplūsmas. Vissvarīgākais ir drošība — tam piekrīt visi. Tomēr IT komandām jāsasniedz pareizais līdzsvars starp pieejamību un aizsardzību. Darbiniekiem jāsniedz iespēja piekļūt nepieciešamajiem dokumentiem, nesaskaroties ar tiem, kuri tiem nav nepieciešami. Veidojot vienkāršu pieeju darbiniekiem, nedrīkst balstīties uz vienkāršu pieeju visiem, tostarp ļaunprātīgām personām.

Šeit mākoņa bāzes sistēmas piedāvā daudz priekšrocību. Tās vienlaicīgi ļauj darbiniekiem ērti piekļūt nepieciešamajiem dokumentiem no jebkuras atrašanās vietas. Tomēr tās arī ļauj IT komandām ērtāk pārvaldīt drošību, ļaujot izveidot noteikumus, lai lietotājiem piešķirtu piekļuvi failu atrašanās vietām serverī, kā arī to ierobežotu.

Vienlaicīgi mākoņa bāzes biroja tehnikas pārvaldība ļauj to risināt arī drukāšanas un skenēšanas ierīcēs. Jūs varat konfigurēt un pārvaldīt lietotāju profilus un darbplūsmas ar centralizētu perspektīvu, kas atvieglo noteikumu izveidošanu informācijai pieejamībai un pārvaldībai.

Ieejot jaunajā hibrīda stila darba laikmetā, IT komandas loma paplašinās, un tā kļūst par informācijas arhitektu. Pamatā ir rīku un tehnoloģiju nodrošināšana, lai varētu efektīvi un droši strādāt no jebkuras vietas. Iespējams, jūsu organizācija jau bija domājusi par mākoņpakalpojumu izmantošanu, tomēr šī uzdevuma veikšanai, jo īpaši biroja tehnikas pārvaldībai, tie kļūs ārkārtīgi svarīgi. Tā nav tikai nepieciešamība, bet ir arī iespēja kopumā uzlabot biroja tehnikas pārvaldību, palielinot darbspējas laiku un saglabājot darbaspēka drošību.

Uzziniet vairāk par IT iespējamo nākotni turpmākajos 10 gados.

Saistīti produkti un risinājumi

Izpētiet vairāk

Not sure which products you need for your business?