DRUKĀŠANAS PADOMI

Astoņi veidi, kā droši drukāt ar Canon printeriem

Neatkarīgi no tā, vai strādājat birojā vai attālināti, šeit aprakstīts, kā varat izmantot Canon PIXMA un MAXIFY printeru funkciju sniegtās priekšrocības, lai drukātu droši un aizsargātu sensitīvu vai konfidenciālu informāciju.
Canon MAXIFY printeris atrodas uz galda birojā, savukārt fonā ir cilvēku grupa, kas savā starpā sarunājas.

Drošas drukāšanas risinājumi ir svarīga prasība mūsdienu darba vidē. Vēlme pēc hibrīda veida darba un jēgpilnākiem mobilajiem risinājumiem turpina attīstīt pieprasījumu pēc tīklu un ar to savienoto ierīču, tostarp printeru, drošības.

Universāls printeris joprojām ieņem svarīgu vietu birojā neatkarīgi no tā, vai tas tiek izmantots, lai drukātu rēķinus, kopētu līgumus vai skenētu sensitīvus dokumentus. Iespēja tam piekļūt vairākiem lietotājiem no dažādām vietām sniedz ērtības uzņēmumam, tomēr vienlaikus arī palielina kiberdrošības riskus.

Kā izdrukāt dokumentu kopijas, kad tās ir vajadzīgas, bet arī aizsargāt konfidenciālu informāciju un saglabāt vispārējo datu drošību?

Kā skaidro Canon Eiropas produktu mārketinga speciālists Zubairs Rahims (Zubair Rahim), jaunākajiem Canon MAXIFY un PIXMA printeriem ir plašs drošas drukāšanas funkciju klāsts. “Ja izmantojat kādu no MAXIFY GX klāsta printeriem, piemēram, mājas biroja modeļus GX4050 un GX3050 vai mazu biroju modeļus GX5050, GX6050 un GX7050, jums būs ne tikai augsta ražība, bet arī augsta līmeņa drukas drošība,” viņš saka.

Lai nodrošinātu atbilstību VDAR un citiem datu aizsardzības noteikumiem visā pasaulē, uzņēmumiem ir jānodrošina personas datu drošība un konfidencialitāte. Šeit printeri var radīt iespējamu neaizsargātību, pieļaujot iespēju neautorizētām personām piekļūt konfidenciāliem datiem. Lai gan tas vairāk ir atkarīgs no procesiem, nevis aparatūras, ko izmanto uzņēmums, Canon jaunākajos printeros ir ietvertas vairākas funkcijas, kas uzlabo drukāšanas drošību un samazina datu aizsardzības prasību pārkāpšanas risku.

Šeit mēs uzsveram galvenās darbības, ko varat veikt, lai nodrošinātu drošu drukāšanu un aizsargātu konfidenciālus dokumentus.

1. Droša drukāšana no mākoņa un skenēšana uz to, izmantojot Cloud Link

Lietotājs skenē dokumentu uz Canon MAXIFY printera, un viens viņa pirksts ir piespiests printera vadības panelim.

Attāli strādājošiem darbiniekiem dokumentu glabāšana un pārvaldība, kā arī piekļuve tiem, izmantojot mākoņpakalpojumus, ir drošāka un vienkāršāka. Ar Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link dokumentus var drukāt no tādiem pakalpojumiem kā Google Drive™ un Microsoft OneDrive®, kā arī skenēt uz tiem tieši no printera.

Pastāv vairāki riski, kas saistīti ar sensitīvu datu glabāšanu datorā vai klēpjdatorā. Ierīci var nozagt vai uzlauzt, un datu glabāšanas aparatūra var nedarboties vai tikt bojāta. Datu un dokumentu glabāšana mākonī nodrošina papildu aizsardzības slāni un ļauj droši drukāt no populāriem mākoņpakalpojumiem un skenēt uz tiem, izmantojot Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

“Varat piekļūt Cloud Link, izmantojot printera ekrānu, ja tas ir attiecīgi aprīkots, vai izmantojot Canon PRINT lietojumprogrammu viedtālrunī,” skaidro Zubairs. “Organizācijas var glabāt dokumentus centralizēti koplietojamā kontā pakalpojumā Google Drive™, Dropbox™, Evernote® un Microsoft OneDrive®, lai nebūtu lokāli jāuzglabā vairākas kopijas.”

Arī Google Classroom™ tagad ir iekļauts lietojumprogrammā Cloud Link, kas skolotājiem un studentiem sniedz iespēju drukāt koplietojamos dokumentus un skenēt no printera tieši Google Drive mapē.

2. Iestatiet administratora paroli

Canon MAXIFY printeris atrodas uz galda blakus izmētātiem papīriem.

Ar aparatūru saistīti drukas drošības pasākumi, kas pieejami atsevišķos Canon PIXMA un MAXIFY printeros, ietver iespēju iestatīt administratora paroli un atļaut tikai autorizētiem cilvēkiem piekļūt printera ekrānam un funkcijām.

Vienkārša un ērta opcija ir iespēja iestatīt administratora paroli, lai ierobežotu neatļautu piekļuvi printerim vai tīklā savienotajiem Canon MAXIFY un PIXMA printeriem. Administrators var konfigurēt līdz 20 pilnvarotus printera lietotājus un katram no tiem var piešķirt atsevišķu paroli. Bez paroles ekrāns paliek bloķēts. Tas palīdz nodrošināt, ka nejaušs garāmgājējs nevar izmantot printeri, kā arī nevar pārveidot tā iestatījumus. “Šī ir īpaši noderīga drošības funkcija printeriem, kas atrodas publiskā vietā,“ saka Zubairs. “Tas nozīmē, ka varat iestatīt visus Wi-Fi un LAN iestatījumus un bloķēt tos ar administratora paroli.”

“Jūs varat arī kontrolēt, ko var darīt lietotāji, kuriem piešķirta piekļuve. Varat, piemēram, ierobežot kopēšanu tikai melnbaltajā režīmā vai ierobežot skenēšanas funkcijas, piemēram, skenēšanu uz USB zibatmiņu (ja piemērojams) vai piekļuvi mākonim, izmantojot printera ekrānu.”

3. Efektīvi izmantojiet attālo lietotāja interfeisu

Roka tur viedtālruni ar atvērtu Canon PRINT lietojumprogrammu, un uz galda atrodas Canon MAXIFY printeris.

“Canon PRINT lietojumprogramma ir svarīgs printera rīks neatkarīgi no tā, vai strādājat attāli vai birojā, sniedzot iespēju drukāt, skenēt, kopēt, pārbaudīt žurnālus, mainīt drošības un printera iestatījumus,” saka Zubairs. Lietojumprogramma ir pieejama Android un iOS operētājsistēmās.

Varat iespējot drošas drukāšanas funkcijas pašā printerī, bet varat arī pārvaldīt ierīci un lietotājus no attāluma, izmantojot Canon attālo lietotāja interfeisu.

Attālajam lietotāja interfeisam var piekļūt tieši, izmantojot tīmekļa pārlūkprogrammu vai Canon PRINT lietojumprogrammu. Tas sniedz iespēju konfigurēt printera iestatījumus, veikt apkopes uzdevumus un, kas ir būtiski, mainīt paroles, ierobežot piekļuvi un konfigurēt printera drošības autentifikācijas protokolus.

“Visus šos protokolus var pārvaldīt ar attālā lietotāja interfeisa starpniecību,” piebilst Zubairs. “Varat arī mainīt AirPrint un Bonjour iestatījumus, kā arī veidus, kā cilvēki var piekļūt printerim. Tas var būt noderīgi, ja atrodaties vienā vietā, neatkarīgi no tā, vai tas ir birojs vai mājas, un vēlaties, lai tikai lietotāji šajā vietā izmantotu šo printeri, — varat ierobežot IP piekļuvi un atļaut izveidot savienojumu ar ierīci tikai ar jums zināmām IP adresēm, kurām uzticaties.”

4. Uzraugiet darbu žurnālu

No Canon MAXIFY printera uz biroja rakstāmgalda parādās izdruka; apkārt ir papīru kaudzes. Fonā pieci cilvēki sēž pie rakstāmgaldiem.

Canon MAXIFY GX4050 ir aprīkots ar 2,7 collu LCD skārienekrānu, ko var izmantot, lai iestatītu administratora paroli, pārvaldītu lietotājus un parādītu darbu vēsturi.

Ja esat printera administrators vai galvenais lietotājs un jums ir aizdomas, ka kāds ierīci lieto nepareizi vai tai piekļūst, kad tas nav atļauts, varat to precīzi noteikt, izmantojot printera darbu žurnālu.

“Tā ir vienkārša drukas darbu vēsture, kas sniedz iespēju izsekot neparastas drukas darbības,” skaidro Zubairs. “Ja rodas neparasts drukas darbu apjoms vai printeris tiek lietots laikā, kad zināt, ka nevienam nebija paredzēts izmantot printeri, tad (pieņemot, ka esat iestatījis administratora paroli) varat piekļūt darbu žurnāla ekrānam printerī, kas ar tādu ir aprīkots.”

5. Stipriniet drošību ar automātiskajiem programmaparatūras atjauninājumiem

Uz rakstāmgalda Canon MAXIFY printeris atrodas blakus lampai, klēpjdatoram, ekrānam, istabas augam un kancelejas piederumiem.

Printera programmaparatūras atjauninājumi var ietvert drošības ielāpus, tāpēc ir vērts pārbaudīt, vai printera programmaparatūras versija ir atjaunināta. Atjauninājumu varat instalēt manuāli, lai gan daži modeļi, tostarp Canon MAXIFY GX3050, to var izdarīt automātiski.

Programmaparatūras atjaunināšana viedtālrunī, planšetdatorā vai datorā ir mūsdienu dzīves regulāra sastāvdaļa, un dažkārt arī printeriem ir pieejami dažādi atjauninājumi.

Iepriekš bija jāizpilda ekrānā redzamās uzvednes, lai instalētu jaunāko programmaparatūru, vai jāpārbauda printera programmaparatūras versija pašā ierīcē. Varējāt to atjaunināt arī manuāli, izmantojot attālo lietotāja interfeisu vai pārbaudot Canon atbalsta vietni, lai redzētu, vai ir izlaista jauna versija.

“Tagad dažiem jaunākajiem printeriem, piemēram, Canon MAXIFY GX3050 un Canon MAXIFY GX4050, ir automātiska programmaparatūras atjaunināšana,” norāda Zubairs. “Šie modeļi nodrošina jaunāko atjauninājumu instalēšanu.”

6. Aktivizējiet oriģinālā dokumenta izņemšanas atgādinājumu

Svarīgi ir apsvērt sensitīvas informācijas aizsardzību, kad izmantojat universālā printera skenera vai kopēšanas funkciju. Piemēram, ir ļoti viegli netīšām uz stikla virsmas atstāt dokumentu, ko vēlāk varētu atrast nepiederīga persona.

Lai novērstu šo problēmu, daudzi jaunie Canon daudzfunkciju printeri tagad piedāvā iespēju iestatīt atgādinājumu ar aicinājumu izņemt oriģinālo dokumentu.

“Kad šī funkcija ir iespējota,” Zubairs skaidro, “printera ekrānā tiek parādīta uzvedne, kā arī apmēram minūti pēc skenēšanas vai kopēšanas, tiek raidīts skaņas signāls, atgādinot, ka esat atstājis dokumentu uz skenēšanas stikla.”

7. Pievienojiet ūdenszīmi ar zīmoga/fona drukāšanu

Ja drukājat konfidenciālus dokumentus, Canon PIXMA un MAXIFY printeru klāsta modeļos tiek nodrošināta papildu drošība ar zīmoga/fona drukāšanu.

“Tas ir gandrīz kā ūdenszīmes uzlikšana uz dokumenta,” Zubairs saka. “Zīmoga funkcija sniedz iespēju drukāt ļoti gaišu tekstu vai bitkartes zīmogu zem dokumenta datiem. Varat izvēlēties, piemēram, datumu, laiku vai lietotājvārdu, lai izceltu dokumenta sensitīvo raksturu, kā arī izsekot jebkādas trūkstošās kopijas.”

8. Droša drukāšana ar TLS 1.3 šifrēšanu

Cilvēks ievieto papīra loksni Canon MAXIFY printera skenerī.

Lai gan to bieži neizmanto mājas biroja vidē, IP adrešu filtrēšana ir funkcija, kas pieejama daudzos Canon PIXMA un MAXIFY printeros. Tā ļauj ierobežot IP adreses, ar kurām var piekļūt printerim, lai drukātu vai mainītu iestatījumus.

Transport Layer Security (TLS) šifrēšanas protokola jaunākā versija ir ātrāka un nodrošina uzlabotu drošību, kad ir izveidots printera un maršrutētāja savienojums. Canon ir ieviesis TLS 1.3 atbalstu Canon MAXIFY GX4050 un GX3050 printeros.

“Iepriekšējā versija — TLS 1.2 — joprojām ir droša un ir visbiežāk izmantotais šifrēšanas protokols visos tīklos,” Zubairs apstiprina, “bet mēs ieviešam TLS 1.3 mūsu ierīcēm, lai nodrošinātu to atbilstību vislabākajai šifrēšanai, ar kuru tiek aprīkotas mūsdienu ierīces.”

“Atšķirībā no daudzām redzamām drošās drukāšanas funkcijām, ko esam ieviesuši MAXIFY un PIXMA modeļos, daži lietotāji var pat nepamanīt tādas funkcijas kā TLS 1.3 šifrēšanu, kas paredzēta datu aizsardzībai, un WPA3 atbalstu, kas piedāvā savienojamības un tīkla aizsardzības uzlabojumus, lai pasargātu no tādiem drošības riskiem kā okšķerēšana un izlikšanās par citu personu. Šādi nemanāmi mēs papildinām ierīces, lai nodrošinātu drošāku drukāšanu.”

Šajā laikā, kad vienmēr tiek uzturēts pieslēgums, ir svarīgi nodrošināt sensitīvas informācijas aizsardzību. Canon printeru drošības līdzekļi un funkcijas var palīdzēt nodrošināt, ka drukāšana ir pēc iespējas drošāka un jūsu drukātajos dokumentos ietvertā informācija atrodas drošībā.



Autors: Markuss Hokins (Marcus Hawkins)

Saistītie produkti

Saistītie raksti

  1. Google, Google Classroom un Google Drive ir Google LLC preču zīmes, un Google šo vietni nekādā veidā neatbalsta, un tā nav ar to saistīta.
  2. Dropbox ir Dropbox Inc. preču zīme.
  3. Evernote ir reģistrēta Evernote Corporation preču zīme.
  4. Microsoft OneDrive ir Microsoft Corporation reģistrēta preču zīme ASV un citās valstīs.